Текстовые сообщения сегодня является одним из самых популярных средств общения друг с другом. И вы не ограничены только короткими, простыми сообщениями, предназначенными для экономии времени. Благодаря мобильным платформам обмена сообщениями, которые устраняют ограничения глобальной системы SMS (служба коротких сообщений), вы можете отправлять более длинные сообщения, отправлять их чаще и добавлять изображения, аудио и видео файлы.

При переписке с клиентами, имея правильные слова и ответы имеют жизненно важное значение, потому что ваш смысл иногда может быть предметом интерпретации. Обращайтесь правильным образом, когда вы отправляете текстовые сообщения, чтобы клиенту были ясны ваши намерениях и ваш профессионализм.

Написание вежливых текстов

Текст агента клиенту

—Если Вы с клиентом—

• Здравствуйте, [имя]! Я с клиентом. Могу я связаться с вами по этому номеру в ближайшие ___ минут?

—Вы на месте—

• Здравствуйте, [имя]. Я в [доме / офисе]. Мы все еще на 11:30?

—Вы опаздываете—

• Здравствуйте, [имя]. Извиняюсь: я опаздываю на 5 минут. Вы еще можете встретиться?

—Вы не можете—

• Здравствуйте, [имя]. Извините, мне нужно перенести встречу. Вы свободны завтра?

—У Вас есть новости—

• Здравствуйте, [имя]. У меня есть ответ [покупателя/продавца]. Могу я позвонить вам через 5 минут?

—Вам нужно немедленное решение—

• Здравствуйте, [имя]. У меня есть ответ [покупателя/продавца], и я думаю, что мы должны действовать. Вы можете говорить?

Подготовка эффективных ответов 

—Тексты от покупателей—

• Клиент: Мне нравится этот дом: ул.Ленина 11, когда вы свободны, чтобы посмотреть?
• Агент: Здравствуйте, [имя]. Я освобожусь примерно через час. Вам это подходит?
• Агент: Здравствуйте, [имя]. Я уже еду. Буду через 10 минут.
• Агент: Здравствуйте, [имя]. Рад, что вам нравится! Могу я вам позвонить?
• Клиент: Я не доволен этим предложением.
• Агент: Здравствуйте, [имя]. Определенно. Давай я позвоню вам через 10 минут.

—Тексты от продавцов—

• Клиент: Вы можете сообщить мне последние новости о продаже моего дома?
• Агент: Здравствуйте, [имя]. Я с удовольствием вам сообщу. Вы можете поговорить через 15 минут?
• Клиент: Это предложение слишком хорошее, чтобы отказаться; хочу принять его прямо сейчас.
• Агент: Здравствуйте, [имя]. Давайте убедимся, что это так хорошо, как звучит. Могу я позвонить вам через 10 минут?

—Текст от покупателей или продавцов—

• Клиент: Я выхожу на встречу с вами, но мне нужен адрес дома /  офиса
• Агент: Здравствуйте, [имя]. [адрес здесь] Дайте мне знать, если вам нужно направление, и я позвоню вам.

Не используйте текстовые сообщения для каждого сообщения. Телефонный звонок часто является лучшим выбором.

Держите ваши тексты короткими, но избегайте односложных ответов.

Обязательно исправляйте опечатки перед отправкой текста.

Избегайте использования слишком много аббревиатур ради скорости—даже те, которые теперь являются частью стандартного текстового лексикона, как ЛОЛ (смех вслух), ХЗ (не знаю) или ОМГ и тд.

Если вы пишете кому-то в первый раз или вы не уверены, что они вас помнят. Включите свое имя в текстовое сообщение.

Не сообщайте плохие новости. Например, вас перекупили, продавец провалился в цене и т. д.

Избегайте текстовых сообщений, конфиденциальных, частных или потенциально неудобных для вас или получателя.

Не думайте, что нормально, если добавить кого-либо незнакомого к вашему ответу клиенту.

Использование автоматических ответов

Никто не любит получать консервированные сообщения, но они иногда необходимы, когда вы заняты другими делами. С автоматическими ответами отправители получают немедленный ответ, который гарантирует, что вы лично ответите, как только сможете. Поскольку вам не нужно вводить их на лету, вы можете сделать свои автоматические ответы немного дольше, чтобы помочь объяснить свою ситуацию.

Есть несколько приложений автоответчика, которые вы можете установить на свой телефон. Обязательно прочитайте отзывы для каждого и протестируйте их, чтобы выбрать тот, который лучше всего подходит для вас.

—Вы с клиентом—

• Спасибо за обращение! Я с клиентом и отвечу как можно скорее. Это правильный номер, чтобы связаться с вами в ближайшие ___ минут?

—Вас нет в офисе—

• Спасибо за обращение! В настоящее время я не работаю до [даты]. Пожалуйста, напишите или позвоните мне [название помощника здесь] в [XXX-XXX-XXXX].

—Сейчас середина ночи—

• Спасибо за обращение! В настоящее время это выходит за рамки моих обычных часов, поэтому я свяжусь с вами в [время суток].

—Советы для быстрых и простых текстов—

Если у вас есть сообщения, которые вы используете неоднократно в текстовых сообщениях — например, “я скоро поговорю с вами” или “Пожалуйста, позвоните мне, когда вы получите это”, используйте шаблоны в приложении текстовых сообщений вашего телефона, чтобы быстро скопировать и вставить слова в новое текстовое сообщение.

Используйте буфер обмена в приложении текстовых сообщений телефона для ввода пользовательского текста, который вы часто используете.

Используйте голосовую диктовку, чтобы быстро создать текстовое сообщение; просто не забудьте исправить любые неверные интерпретации перед нажатием кнопки Отправить.

Если вы часто отправляете URL-адреса в текстовых сообщениях — например, ссылки на веб сайт, листинг или рыночный отчет. Сохраните символы, используя короткие ссылки, которые вы генерируете через службу, такую как http://afly.co/r  , https://urlid.ru/ , http://haa.su/ или https://goo.gl/. Сохраните их в буфере обмена, чтобы скопировать и вставить позже.

Резюме

Согласно исследованию SAP, 64% опрошенных потребителей считают, что компании должны чаще использовать Сообщения для общения с клиентами. Люди получают текстовые сообщения, подтверждающие встречи, уведомляющие их о доставке заказов или информирующие их о своих банковских счетах. Смекалистые агенты по недвижимости также должны использовать тексты для общения с клиентами. Знание правильного способа текста может помочь вам оставаться доступным и отзывчивым.